KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

1.1 Pengertian Komunikasi

            Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adana komunikasi maka seorang bisa berhubugnan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambahkan wawasan seseorang dalam bekerja ataupun menjalani kehiduppan sehari-hari maka untuk membina hubungan kerja antara pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.

            Di bawah ini ada beberapa pendapat yang mendefinisikan komunikasi secara terpisah diantaranya :

a. Keith Davis

     comunication is the process of passing information and understanding from one person to another

     komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain.

b. Chester I Barnard

     komunikasi adalah suatu alat dimana orang-orang yang bersangkutan saling berhubungan satu sama lain dalam suatu organisasiuntuk mencapai tujuan umum.

c. Koontz O’Donnell

     Komunikasi adalah sebagai suatu pemindahan informasi dari satu orang ke orang yang lain.

Dari ketiga pendapat di atas bisa disimpulkan bahwa di dalam komunikasi harus mencakup tiga hal pentingagar komunikasi tersebut berhasil baik :

1. Harus ada si pembawa berita atau bisa disebut komunikator (Sender)

2. Harus ada si penerima berita atau bisa di sebut komunikan (Receiver)

3. Berita atau informasi yang akan di sampaikan.

Syarat-syarat agar komunikasi yang dilakukan berhasil dengan baik :

1.    Jelas

yaitu dinyatakan ke dalam bahasa yang di mengerti oleh si penerima berita.

2.    Tepat

dalam hal orang yang di tuju untuk di beri berita atau informasi yang perlu di sampaikan.

3.    Sasaran

 tujuan pemberian berita atau informasi sebaiknya sesuai dengan yang diharapkan si pengirim.

Beberapa cara komunikasi di lakukan, bisa melalui :

1. komunikasi langsung

     Yaitu komunikasi yang dilakukan dalam menyampaikan berita, laporan maupun perintah antara si pengirim berita (komunikator) kepada si penerima berita (komunikan) dilakukan secara langsung, sehinggga jika sio penerima berita melakukan respon umpan balik yang terjadi juga diterima oleh si pengirim berita juga secara langsung (pada saat itu juga)

2. Komunikasi tidak langsung

     Komunikasi yang terjadi jika dalam menyampaikan berita tidak di lakukan secara langsung, hanya melalui orang lain ataupun secara tertulis. Komunikasi ini mengakibatkan umpan balik yang terjadi juga tertunda.

1.2 Unsur-unsur Komunikasi

a. komunikator

Kominikator adalah karyawan atau manager yang memeiliki ide, niat-niat,informasi dan tujuan untuk komunikasi.

b. Pengkodean (Encoding)

Pengkodean dilakukan untuk menerjemakan ide komunikator menjadi sekumpulan simbol yang sistematis yang mengungkapkan makna informasi yang dikomunikasikan.

Fungsi pengkodean ini adalah menciptakan suatu bentuk dimana setiap ide dan makna dapat diekspresikan sebagai sebuah pesan.

c. pesan (message)

Pesan adalah apa yang disampaikan setiap individu kepada orang lain, dan bentuk sangat tergantung media yang digunakan untuk menyampaikan pesan tersebut kedua hal tersebut tidak dapat terpisahkan. Contohnya, keputusan untuk menggunakan suatu jenis evaluasi kerja alih-alih menggunakan jenis evaluasi kerja yang lain dapat menjadi sebuah “pesan” begi sekelompok orang.

d. media perantara (medium)

Media perantara merupaka media yang menyampaikan pesan. Organisasi-organisasi dapat menyediakan informasi kepada seluruh anggota dengan berbagai cara,seperti komunikasi,tatap muka,telepeon,pertemuan kelompok,memo.

e. pengurai penerima pesan (decoding receiver)

Pengurai adalah istilah teknis untuk setiap proses pemikiran dari penerima pesan. Pengiurai, oleh karena itu berkaitan dengan bagaimana menginterpresentasikan informasi yang disampaikan. Penerima pesan, menginterpresentasikan (menguraikan) pesan yang disampaikan berdasarkan pengalaman-pengalaman sebelumnya untuk dapat benar-benar memahami pesan tersebut.

f. umpan balik (feedback)

Komunikasi satu arah adalah proses yang tidak memungkinkan terjadinya umpan balik bagi komunikator dari penerima pesan. Hal ini dapat meningkatkan kemungkinan terjadinya distorsi antar pesan yang disampaikan dengan pesan yang diterima. Komunikasi dua arah menyedeiakan umpan balik yang penting dari penerima pesan ke komunikator.

Bagi para manajer iumpan balik komunikasi dapat terjadi dalam berbagai bentuk. Dalam situasi tatap muka, memungkinkan terjadinya umpan balik langsung melalu pertukaran verbal,seperti dalam bentuk perubahan ekspresi wajah ketika bertemu dengan perbedaan pendapat/ kesalahpahaman.

g. suara derau( noise)

Suara derau dapat dilihat sebgai faktor-faktor yang menyimpangkan pesan yang disampaikan. Suara derau dapat dalam setiap elemen dalam komunikasi. Contohnya, seorang manajer yang berada dalam situasi yang mendesak mungkin saja mengirimkan surat elektronik yang berisi kata-kata yang keras kepada bawahan-bawahannya, yang menimbulkan kemarahan para bawahannya.

1.3 Bagaimana Menyalurkan ide melalui komunikasi

            Seperti yang kita ketahui dalam komunikasi harus ada pengirim berita (sender) dan penerima berita (receiver). Namun dalam perosesnya ada beberapa tahap untuk melakukan komunikasi, yaitu :

I IDE (gagasan) Sender.

II PERUMUSAN Di sini ide sender disampaikan dalam kata-kata.

III PENYALURAN (trasmitting) Bisa lisan, tertulis, mempergunakan simbol atau isyarat dsb.

 

                                    Feed back/laporan

IV PENERIMAAN Oleh si penerima berita (penangkap berita).

V PENGERTIAN Disini kata-kata sender menjadi ide untuk receiver.

VI TINDAKAN Misalnya perintah dilaksanakan.

 

            Dalam membina kerja sama dalam kelompok inilah yang nantinya di gunakan dalam rangka membina koordinasi kesatuan gerak arah yang sesuai dengan arah dan tujuan organisasi.

            Agar tercapai koordinasi dalam kerjasama itu sangat penting di laksanakannya komunikasi yang setepat-tepatnya dan seefektif mungkin sehingga koordinasi dan kerja sama benar-benar dapat dilaksanakan setepat-tepatnya juga.

            Pengambilan keputusan juga sangat memerlukan komunikasi yang setepat-tepatnya, karena dalam akhir dari pengambilan keputusan tersebut hendaknya juga merupakan pencerminan dari adanya koordinasi dan kerjasama yang tercipta dalam lingkungan perusahaan atau lingkungan organisasi.

            Untuk jelasnya hubungan komunikasi dalam koordinasi kerjasama dapat digambarkan sebagai berikut :

 

Hubungan komunikasi dengan koordinasi dan kerjasama dalam pemaksimuman pemanfaatan sumber-sumber ekonomi dan waktu

1.4 Hambatan-hambatan Komunikasi

Ada banyak hambatan yang biasa di temukan dalam komunikasi, dan berakibat pada tidak efektifnya komunikasi. Robbin meringkaskan hambatan komunikasi itu sebagai brikut :

1.   Penyaringan (filtering). Yaitu komunikasi yang di manipulasi oleh si pengirim sehingga nampak lebih bersifat Menyenangkan si penerima. Banyak manager melaporkan keadaan yang tidak sebenarnya, atau menutup-nutupi kebenaran karena hanya ingin atasannya menjadi senang. Di dalam peraktek, hal ini desibut sebagai komunikasi yang bersifat ABS (asal bapak senang). Komunikasi semacam ini dapat berakibat buruk bagi organisasi, karena ingin menjadikan informasinya di jadi kan dasar keputusan. Maka keputusan yang kelak akan di hasilkan berkualitas rendah dan salah.

2.  Persepsi selektif. Yaitu keadaan di mana penerima pesan di dalam peroses kominikasi melihat dan mendengar atas dasar keperluan, motivasi, latar belakang pengalaman, dan ciri-ciri pribadi lainnya. Jadi, tidak sama dengan apa yang di lihat dan didengar oleh orang lain. Contohnya : seorang wanita yang keluar dari gedung bioskop dengan mata merah karena menangis, mungkin karena disebabkan menonton filem yang sedih, sementara orang lain yang menafsirkan telah terjadi percekcokan antara wanita itu dengan pasangannya . atau, dua orang laki-laki muda berjalan sambil berangkulan yang di indonesia di anggap biasa, di dunia barat di anggap sebagai pasangan homoseksual. Jadi, dalam hal cara menafsirkan pesan-pesan tadi, maka pengalaman, pendidikan, pengetahuan, dan budaya akan ikut menentukan. Pendidikan, pengetahuan, dan budaya akan ikut menentukan. Oleh karenanya, persepsi yang demikian ini dapat menjadi penghambat bagi komunikasi yang efektif.

3.  Perasaan. Bagaimana perasaan penerima pada saat dia menerima pesan komunikasi akan mempengaruhi cara dia menginteprasikan pesan. Pesan yang sama yang di terima oleh seseorang di saat sedang marah akan berbeda penafsirannya jika ia pesan itu normal.

4.  Bahasa. Kata-kata memiliki makna yang berbeda antara seseoran gdengan orang lain. Kadang-kadang arti dari sebuah kata tidak berbeda pada kata itu sendiri tetapi pada kita. Umur, pendidikan, lingkungan kerja dan budaya adalah ha-hal yang secara nyata dapat mempengaruhi bahasa uyang di pakai oleh seseorang, atau definisi yang di letakan oleh suatu kata. Contohnya, adalah istilah by-pass oleh pengendara mobil di hubungakan dengan jalan yang di tempuh, sementara di kalangan kedokteran berhubungan dengan suatu operasai jantung, dan di dalam mekanisme atau prosedur manajemen di artikan sebagai adanya pejabat dilewati atau dikesampingkan.

Di dalam melihat hambatan-hambatan komunikasi memang para ahli biasa berbeda pandangan. Selain dari klasifikasi yang di kemukakan di atas ada juga klasifikasi lain yang pernah diajukan oleh beberapa penulis. Reksohadiprodjo & Handoko, misalnya : mengklasifikasikan hambatan-hambatan komunikasi ke dalam empat katagori, yaitu :

1.  Hambatan dalam diri pribadi.

·      Persepsi selektif

·      Perbedaan individu dalam keterampilan dan berkomunikasi.

2. Hambatan antara pribadi.

·      Iklim / susana dalam kalompok

·      Kepercayaan penerima.

·      Kredabilitas sumber informasi.

·      Kepercayaan penerima.

·      Derajat kesamaan pengiriman dan penerima.

3. Hambatan organisasional.

·      Status.

·      Hirarki organisasi.

·      Ukuran kelompok.

·      Ruangan / wilayah dalam organisasi.

4. Hambatan teknologi.

·      Bahasa dan pengertian.

·      Isyarat-isyarat non-verbal.

·      Efektivitas saluran.

Ke semua hambatan di atas harus di sadarai keberadaannya, dan perlu diusahakan sedapat mungkin untuk dihindari agar supaya seseorang dapat berkomunikasi dengan baik dan mendapatkan hasil komunikasi yang optimal.

1.5 Klasifikasi komunikasi dalam organisasi

            Klasifikasi dalam komunikasi dapat kita bedakan, menurut sifat, arah, lawannya juga karismanya :

1. Dari segi sifatnya :

a. Komunikasi Lisan

     Komunikasi Lisan adalah komunikasi dengan mengucapkan kata-kata secara lisan dan langsung kepada lawan bicaranya, komunikasi lisan biasanya dapat dilakukan pada kondisi para personal/individu berhadapan langsung, seperti pada saat berkomunikasi dengan tatap muka langsung atau melalui alat berupa komputer yang mempunyai fasilitas konfrensi jarak jauh (computer teleconference) tatap muka melalui televisi sirkuit tertutup (closed cirkit televisi/CCTV).

    

b. Komunukasi Tertulis

     Komunikasi Tertulis adalah komunikasi yang dilakukan melalui tulisan sepertia yang dilakukan dalam surat menyurat melalui pos, telegram, telexaf, fax, e-mail dan sebagainya. Dalam dunia bisnis dapat dijumpai berbagai macam contoh komunikasi verbal, misalnya : membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak pembayarannya.

-  membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain.

-  membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepadsa pelanggan.

-  membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) kepada pihak lain.

-  membuat dan mengirimi surat vaduan (claim) kepada pihak lain.

-  membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain.

-  membuat dan mengirim surat penolakan kerja

    

c. Komunikasi Verbal

     komunikasi verbal (bahasa) yaitu dengan ucapan kalimat, pesan lisan maupun tulisan dan gambar.

d. Komunikasi Non Verbal

     komunikasi no verbal yaitu komunikasi yang disampaikan dengan gerakan tubuh, air muka dan jarak fisik antara pengirim dan penerima pesan bisa di sebut dengan istilah kinesika.

2. Dari segi arahnya

a. Komunikasi Ke atas

   komunikasi yang mengalir pada individu dari hirarki kedudukan yang lebih rendah dalam struktur organisasi kepada mereka yang berada pada kedudukan yang lebih tinggi. Salah satu bentuk komunikasi ke atas yang palingsering di temukan adalah kontak saran, rapat-rapat kelompok, dan protesmengenai prosedur.

          sebuah organisasi yang efektif membutuhkan komunikasi ke atas (upward communication) sama banyaknya dengan komunikasi ke bawah. Dalam situasi-situasi semacam ini, komunikator berada pada tingkata yang lebih rendah dalam hierarki organisasi dari pada penerima pesan. Beberapa bentuk komunikasi ke atas yang paling umum melibatkan pemberian suara, pertemuan kelompok, dan protes terhadap prosedur kerja. Ketika komunikasi ke atas tidak muncul orang seringkali mencari sejumlah cara untuk menciptakan jalur komuniakasi ke atas yang tidak formal. Ini terbukti dengan munculnya sejumah publikasi karyawan yang sifatnya “bawah tanah/ilegal” dalam berbagai perusahan besar.

          Komunikasi ke atas berperan menjalankan beberapa fungsi penting. Gray kreps, seseorang peneliti dalam bidang komunikasi organisasi menemukan beberapa diantaranya.

             I.    Komunikasi ke atas menyediakan umpan balik bagi para manajer mengenai isu-isu organisasi terbaru, masalah yang di hadapi, serta informasi mengenaioperasi dari hari ke hari yang di perlukan untuk pengambilan keputusan mengenai bagaimana menjalankan organisasi.

            II.    Hai ini merupakan sumber utama bagi manajemen untuk mendapatkan umpan balik untuk menentukan seberapa efektifnya komunikasi ke bawah dalam organisasi.

           III.    Hal ini dapat mengurangi ketegangan pada karyawan degnan memberikan kesempatan pada anggota pada tingkat lebih rendah untuk membagikan informasi yang relevan dengan atasannya.

          IV.    Hal ini mendorong partisip[asi dan keterlibatan karyawan, dan karenanya meningkatkan kohesivitas organisasi.

b. Komunikasi Ke bawah

     jenis komunikasi ini mengarah ke bawah, dari individu yang berada pada kedudukan lebih tinggi dalam herarki organisasi kepada mereka yang berada pada kedudukan lebih rendah. Bentuk paling umum dari komunikasi kebawah (downl ward communication) adalah instruksi kerja, memo resmi, pernyataan kebijakan perusahaan, prosedur, manual kerja. Atau publikasi perusahaan. Dalam banyaknya organisasi. Komunikasi ke bawah sering kali tidak mencukupi dan tidak akurat, seperti terjadi dalam pernyataan yang seringkali kita dengar dan anggotaorganisasi bahwa “kita tidak memahami apa yang sesungguhnya terjadi”. Keluhan-keluhan seperti ini menunjukan terjadinya komunikasi yang tidak efektif dan butuhnya individu-individu akan informasi yang relevan dengan pekerjaan mereka. Tidak adanya informasi yang terkait pekerjaan cukup dapat menciptakan konflik dan stres di antara anggora organisasi .“situasi serupa dihadapi oleh siswa yang tidak pernah mendapat informasi tentang persyaratan dan harapan yang di inginkan oleh dosen.

c. Komunikasi Diagonal

     walaupun mungkin jenis ini adalah jenis komunikai yang paling jarang di gunakan dalam organisasi,komunikasi diagonal (diagonal comunication) penting dalam situasi-situasi di mana para anggotanya tidak dapat berkomunikasi dengan efektif melalui jalur-jalur komunikasi yang konversional. Contohnya, pengawas dalam organisasi besar dapat saja ingin melakukan analisa biaya distribusi. Salah satu bagian dari tugas dikirimkan langsung kepada pengawas tersebut, alih-alih melalui jalur komunikasi yang biasanya melalui dapartemen pemasaran. Karena itu, aliran komunikasi menjadi diagonal dan bukan vertikal maupun horizontal. Dalam kasus ini jalurkomunikasi menjadi diagonal dapat menjadi pilihan yang paling efesien dalam segi waktu dan usaha.

d. Komunikasi horisontal

   Komunikasi ini terjadi apabila pesan, berita laporan maupun informasi yang di sampaikan oleh si komunikator ke pada si komunikan bertujuan untuk menjalin hubungan baik dengan sesama karyawan maupun bertujuan untuk melakukan koordinasi dalam bekerja.

e. Komunikasi Satu Arah

     one way traffic , komunikasi satu arah yang artinya komunikasi ini terjadi jika seseorang yang mengirim berita tidak bermaksud untuk menerima umpan balik (respon) dari orang yang menerimanya secara langsung. Jadi hanya bermaksud memberikan informasi atau menyampaikan perintah dari atasan untuk di kerjakan karyawan

    A                                       B

     A : pengirim berita

     B : penerima berita

f.  Komunikasi Dua Arah

       Two way traffic : komunikasi yang terjadi diantara seorang dengan orang lain di mana kedua orang tersebut sama-sama aktif dalam memberikan tanggapan. Jadi baik komunikator maupun komunikan sama-sama aktif dalam berinteraksi.

     Two way traffic ini bisa di lakukan diantara sesama teman atau sesama karyawan yang berada dalam tingkatan struktur organisasi yang sama.

A                                                 B

A : Pengirim berita

B : Penerima berita

3. Menurut Lawannya :

a. Komunikasi Satu Lawan Satu

    berbicara dengan lawan bicara yang sama banyaknya.

    Contoh : berbicara melalui telepon.

b. Komunikasi Satu Lawan Banyak (kelompok)

     berbicara antara satu orang dengan suatu kelompok.

     Contoh : introgasi maling dengan kelompok hansip, Metting dalam kantor.        

c. Kelompok Lawan Kelompok

    berbicara antara suatu kelompok dengan kelompok lain.

    Contoh: debat partai politik.

   

4. Menurut Keresmiannya :

a. Komunikasi Formal

            Komunikasi yang dilakukan antara sesama anggota organisasi, yg di sesuaikan dengan urutan / tingkat dalam struktur organisasi.

            Bila komunikasi formal di sampaikan dari atasan ke bawahan komunikasi ini bisanya di gunakan untuk menyampaikan perintah.

            Akan tetapi jika komunikasi di lakukan dari bawahan ke atasan maka komunikasi ini biasanya di gunakan untuk menyampaikan laporan.

b. Komunikasi informal (the Grapevine)

       Komunikai informal yang terjadi karena adanya komunikasi antara sesama karyawan dalam suatu organisasi.

       Komunikasi informal (the grapevine) biasanya di sebarluaskan melaui desas-desus atau kabar angin dari mulut ke mulut dari satu orang ke orang lainnya dalam suatu organisasi . yg dimana kebenarannya tidak bisa di jamin karena kadang-kadang bertentangan dengan perusahaan.

1.6 Daftar pustaka

·         Buku pengantar organisasi & metode (oleh widyatmini, izzati amperanningrum, penerbit gunadarma) :

Ø Ernest dale, Organization, American Management Associaton, New york,1967.

Ø Fx Soedjadi, Organization and Methods, CV Haji Masagung, Jakarta, 1989.

Ø Harold Kootz,Cyrill O’onnel,Heinz Weirich, Managemen, Edisi ke delapan, MCGrawHill Kogakusha, Ltd.,Tokyo, 1984.

Ø Peter Drucker, The practice of Management, Harper &Row, New-York,1984.

Ø Soekanto Reksohadiprodjo, T. Hani Handoko, Organisasi Perusahaan, yogyakarta,edisi 2,1987.

Ø Soekanto Reksohadiprodjo, Dasar-dasar manajemen, BPFE, yogyakarta,1984.

Ø T.Hani Handoko, Manajemen, BPEF & LMP2M AMP-YKN, Yogyakarta,1984

Ø Terry, George R, The PrincipleOf Management, Richard D Irwin Inc, Home-Wood Illiois, 1960.

·         Buku Perilaku Organisasional (oleh Herman Sofyandi & Iwan Garniwa)

·         Buku Perilaku dan manajemen Organisasi (oleh John M. Ivancevih , Robert Konopaske , Michael T.Matteson)

·         Prilaku organisasi (oleh sentot imam wahjono)